12 000 agents, 12 000 dossiers, une moyenne de 300 feuilles par dossier et 560 mètres linéaires à déménager… Cette équation à plusieurs chiffres, la Région Île-de-France a choisi de la résoudre lors de son départ de Paris vers ses locaux de Saint-Ouen. Et quoi de mieux que la dématérialisation des dossiers agents pour à la fois optimiser ses nouveaux espaces et moderniser son action ? Une préoccupation forte des collectivités qui, en éliminant le papier, entendent également réaliser d’importantes économies d’échelle. Tout en repensant leurs usages.

Déjà utilisatrice de la solution ASTRE RH et partenaire d’Inetum depuis plusieurs années, la Région Île-de-France lui a de nouveau fait confiance pour atteindre ses objectifs. 

En optant pour Gecco-RH, la GED intégrée à ASTRE, le Conseil Régional a numérisé l’ensemble des pièces des dossiers puis les a intégrées au logiciel. À la clé : beaucoup moins de temps passé aux étapes recherche, rangement, classement des dossiers. Le zéro papier, c’est aussi de l’espace gagné et des dépenses liées au papier drastiquement réduites.

Mais la dématérialisation totale a bien d’autres vertus. Parmi elles, l’opportunité pour les agents du service RH de pouvoir télétravailler en toute sérénité puisqu’ils consultent en tout lieu les dossiers dont ils ont besoin. D’autant plus intéressant qu’à la Région Île-de-France, il est possible de télétravailler deux jours par semaine. Avec Gecco, cap sur le développement des usages numériques !

Et pour aller plus loin ?

Le Conseil Régional réfléchit, toujours en partenariat avec Inetum, à la mise en place d’un portail agents. Objectif : permettre à tous les collaborateurs de la collectivité d’accéder directement aux documents RH qui les concernent. Un service supplémentaire à mettre prochainement au crédit des RH.

Et si le virage de la dématérialisation autorisait également à se recentrer sur son cœur de métier ? La direction de l’administration des personnels place parmi ses projets à long terme, celui de se réorganiser. Fini la manipulation chronophage des dossiers papiers : bienvenue aux tâches à forte valeur ajoutée !